בחירת משרד חדש היא החלטה אסטרטגית עבור כל ארגון. אילו שיקולים חשובים יש להביא בחשבון מעבר למיקום ולמחיר? מעבר למיקום ולמחיר, ישנם שיקולים נוספים כמו ההתאמה לצרכים ארגוניים, תשתיות טכנולוגיות, והיכולת להתמודד עם גידול עתידי. החלטה זו יכולה להשפיע על פרודוקטיביות העובדים ויכולת הארגון להתרחב. במאמר זה, יפתור בועז ניצן, מנכ"ל רז ניהול והנדסה מספר סוגיות בנושא, ויבחן את כל הגורמים החשובים שצריכים להילקח בחשבון בעת בחירת משרד חדש.
אז מה הדבר הראשון שעלינו לבצע בעת מעבר משרד?
ראשית, חשוב להבין שמעבר למשרד חדש הוא אירוע משמעותי ביותר עבור כל ארגון. זהו תהליך שיכול להיות טראומטי – אך באותה מידה גם מכונן, כזה שמסמן התחלה חדשה ומקפצה לצמיחה.
מעבר לשיקולי מיקום ועלות, קיימים שלושה פרמטרים עיקריים שראוי להתייחס אליהם:
- התאמת הנכס לצרכים הייחודיים של החברה
כל פרויקט מתחיל בבחינה של ההתאמה הפיזית של הנכס לדרישות הלקוח. לדוגמה, אם מדובר בחברה הזקוקה לשילוב של משרדים עם מעבדות, אנו בודקים את תשתיות הבניין – האם קיימים פירי שירות מתאימים לצנרת נדרשת? אם נדרש גנרטור ייעודי, נוודא שיש מקום מתאים על גג המבנה שיאפשר התקנה תקנית ויעילה. כמו כן, נבחן האם מערכות החשמל בכל קומה מותאמות לעומסים ולשימושים הנדרשים.
- בדיקת הנספח הטכני בחוזה ההתקשרות
אמנם את ההיבטים המשפטיים עורכים עורכי דין, אך אנו מתמקדים בנספח הטכני של ההסכם – כדי לוודא שכל הבטחה מצד בעל הנכס מגובה בפרטים קונקרטיים וברורים. נספח טכני איכותי הוא כלי חשוב להבטחת עמידה בציפיות לאורך כל תהליך הבנייה והכניסה למשרד החדש. - מנגנון ה-TI (Tenant Improvement Allowance)
זהו פרמטר שמנהלים רבים אינם מודעים לחשיבותו. מדובר בתרומה כספית שבעל הנכס מציע עבור התאמות ובניית המשרד עבור הדייר החדש. נהוג לחשב אותה לפי מפתח – למשל, כל 100 שקלים שמוענקים לדייר במסגרת TI, יתורגמו לעלייה של שקל אחד בדמי השכירות החודשיים. כך, הקצבה של 2,500 שקלים למ"ר, למשל, תעלה את שכר הדירה ב-25 שקלים למ"ר. זהו שיקול בעל השפעה ישירה ומשמעותית על הכדאיות הכלכלית של העסקה בטווח הארוך.
כיצד ניתן להבטיח שהמשרד החדש יתאים גם לצרכים העתידיים של הארגון?
הרי בעידן שבו ארגונים משתנים ומתפתחים במהירות, כיצד ניתן לתכנן משרד חדש שיתאים לא רק לצרכים הנוכחיים – אלא גם לטווח הארוך?
התשובה טמונה בגישה שיטתית ומקצועית מאוד. מעבר מוצלח למשרד חדש דורש תכנון מוקפד וירידה לפרטים הקטנים. אצלנו ברז ניהול והנדסה, אנו מובילים פרויקטים מסוג זה מהשלב הראשון ועד לכניסה למתחם, וכל שלב מתבצע בתיאום הדוק עם הלקוח.
השלב הראשון הוא תהליך פרוגרמטי – פגישות עומק עם הלקוח לצורך מיפוי הצרכים האמיתיים של הארגון. נבין יחד איתו כמה עמדות עבודה נדרשות, האם יש צורך באזורים פתוחים (open space), כמה חדרי ישיבות ישולבו – והאם מדובר בחדר ישיבות מרכזי גדול או במספר חדרים קטנים יותר. נבדוק גם אם נדרש חדר תקשורת, מטבחון, אזור קבלה ועוד.
בהמשך נבנה תכנית העמדה ראשונית, שמטרתה לבדוק אם השטח הקיים עונה על הצרכים בפועל – האם נדרשים 1,300 מ"ר? אולי 1,600 או 1,750 מ"ר? כבר בשלב מוקדם נציע גם הדמיה ויזואלית של המשרד העתידי, שתעזור ללקוח לדמיין את התוצאה הסופית. עבור מי שאינו עוסק בתכנון ובבנייה באופן שוטף – הדמיה כזו היא לעיתים קרובות הגורם שמסייע בקבלת החלטות.
לאחר מכן ניגש לשלב של בניית תקציב, הגדרת מפרטים טכניים ולוחות זמנים. נגדיר יחד מה בדיוק יכלול הפרויקט, מתי צפויה הכניסה למשרד, ואילו אבני דרך יובילו אליה. בנוסף, נבנה נתיב קריטי – מסלול הכולל את כלל המרכיבים שעלולים לעכב את הפרויקט, כמו למשל זמן אספקה ארוך של מערכות מיזוג (שלושה חודשים) או הבאת מחיצות וריצופים מחו"ל (כ-14 שבועות). תכנון מוקפד כזה מאפשר שליטה מלאה בתהליך – גם מבחינת זמן, גם מבחינת תקציב.
ומה לגבי צמיחה עתידית של הארגון? האם ניתן להתכונן לכך מראש?
זהו נושא שאנחנו מייחסים לו חשיבות רבה. במקרים רבים אנו ממליצים לחברות לקחת שטח מעט גדול יותר מהדרוש להן בשלב הראשון – לדוגמה, 1,850 מ"ר במקום 1,600. את השטח הנוסף ניתן להכשיר באופן מלא כך שישתלב בצורה אחידה עם יתר המשרד, אך להשכיר אותו לזמן מוגבל (למשל לשנתיים) באמצעות שכירות משנה. לאחר תקופה זו, הארגון יוכל לצמוח לתוך השטח הנוסף מבלי להזדקק למעבר נוסף או שינויים מבניים. זו דרך חכמה לתכנן קדימה – במיוחד בסביבות דינמיות.
הקשיים המרכזיים במעבר למשרד חדש – וכיצד ניתן להתגבר עליהם
נראה שיש לא מעט שיקולים בתהליך מעבר למשרד חדש – החל מתכנון שטח, דרך תיאום עם בעלי הנכס ועד התאמה לצמיחה עתידית. מהם לדעתך הקשיים המרכזיים בתהליך הזה, וכיצד אתם מצליחים להקל על הארגונים שאיתם אתם עובדים?
באמת מדובר בתהליך מורכב, שמעורבים בו לא מעט אתגרים. אחד הקשיים המשמעותיים ביותר הוא החשש של מקבלי ההחלטות – ובעיקר של העובדים – מהידרדרות באיכות הסביבה המשרדית הקיימת. אנחנו יודעים עד כמה חשוב להם שהמשרד החדש לא רק ישמור על הרמה שהורגלו אליה, אלא יהווה שדרוג ממשי – הן מבחינת הנראות והן מבחינת הפונקציונליות.
כדי להבטיח את זה, אנחנו מנצלים את יתרון הגודל והניסיון המצטבר שלנו. רז ניהול והנדסה מנהלת פרויקטים מהגדולים בישראל – למשל, פרויקט של כ-29,000 מ"ר עבור חברת MAX לאומיקארד, ופרויקט של 18,000 מ"ר עבור חברת ICL. בזכות ההיקפים האלו, יצרנו קשרים ארוכי טווח עם הספקים, הקבלנים והיועצים הטובים ביותר בענף – והם מחויבים אלינו לא רק בפרויקטים הגדולים, אלא גם בפרויקטים הקטנים יותר.
כך יוצא שגם לקוח שלוקח שטח של 500 או 2,000 מ"ר, נהנה בפועל מאותה רמת ביצוע, אותם אנשי מקצוע ואותה רמת מחירים שמתקבלת בפרויקטים של עשרות אלפי מטרים. במילים אחרות – הלקוח הקצה נהנה ממעמד של "free rider" על המסה הקריטית שאנחנו מביאים איתנו. זו הקלה משמעותית – גם תקציבית וגם תפעולית.
מה הטיפ שלך למי שמתכנן לעבור למשרד חדש?
הטיפ שלי מבוסס על גישה אמריקאית שאנחנו נתקלים בה שוב ושוב כשאנו עובדים עם חברות בינלאומיות – בעיקר מארה"ב. הם תמיד מדגישים את המונח "specialization" – התמחות.
המשמעות היא שכל אחד צריך להתרכז במה שהוא עושה הכי טוב. לכן, ההמלצה שלי למקבלי ההחלטות היא להכניס אותנו – או גורם מקצועי דומה – כבר מהשלב הראשון של הפרויקט. ללוות אתכם מתהליך ההתכנות, דרך שלבי התכנון ועד שלב הביצוע.
כשאנחנו נמצאים בכל שלבי הדרך, אנחנו דואגים לאזן בין שלושת הפרמטרים הקריטיים – איכות, תקציב ולוחות זמנים – כך שהתוצאה הסופית תהיה לא פחות ממושלמת. זו הדרך להבטיח שהמעבר לא יהפוך לעול – אלא להזדמנות אמיתית לצמיחה ושדרוג.
לסיכום – החלטה נכונה מתחילה בניהול נכון
"המעבר למשרד חדש הוא הרבה מעבר למיקום, מטרז' או תקציב – מדובר בתהליך אסטרטגי שיכול לעצב את התרבות הארגונית, לשפר את חוויית העובדים ולהוות מנוע לצמיחה. אבל כדי שזה יקרה – צריך לתכנן נכון, להיערך מראש, ולעבוד עם גורם שמכיר את הדרך, מכיר את המכשולים, ויודע איך להפוך אותם להזדמנות."
חברת רז ניהול והנדסה מתמחה בליווי כולל של פרויקטים בתחום המשרדים – משלב ההתכנות והתכנון הראשוני, דרך ניהול התקציבים ולוחות הזמנים, ועד למסירה מדויקת של המשרד החדש – בזמן, בתקציב ובאיכות המיטבית. בזכות ניסיון עשיר, קשרים הדוקים עם מיטב הגורמים בשוק, ויכולת מוכחת לנהל פרויקטים בכל קנה מידה – רז מספקת ללקוחותיה שקט נפשי וביטחון מלא לאורך כל הדרך.
